برنامج تسيير المخزون باللغة العربية

Xمن أهم مكونات قيام المؤسسات الكبرى هي السيطرة في المخزون ،حين أن المخزون يجسد 80% من جميع مؤسسة

المخزون أحد المكونات الأساسية التي تطلب إلى انتباه فائق نظراً لما لهذا من أثر ذو أهمية على ضبط تكلفــة المنتجات ، وتكلفة المبيعات ، وبالأتي على قياس الدخل والمركز المالي .

من الظواهر التي تجدر الدلالة إليها هو إتجاه الشركات والمؤسسات الناهضة صوب تحصيل جميع الأنشطة التي تعمل في أمـور المواد ضمن فرع احدى تتولى واجب إدخار وتدبير المواد اللازمة لتطبيق منصات الشغل والإنتاج الموضوعة في المشروع.

ولعله من النافع أن نعيد إلى الأذهان مهنة التسوق والتي بمفهومها السنة تشمل جميع الأنشطة التي ترتبط بتوفيـــر وتأمين وتدبير المواد اللازمة والإمدادات التي تقتضي الحاجه لتطبيق جميع احتياجات الإصدار ومنصات الشغل والتوظيف في أي بروجكت ، وبمفهوم أكبر إستيعاب وشمولية فهي تتضمن على جميع ما يرتبط بمهمة التسوق بدءاً من فترة التخطيط وريثما إكتمال الإجراءات الخاصة بمهمتي التفتيش والإستلام والإنتهاء من درأ عمليات التسديد المستحقة للموردين والمتعهدين .

وإذا نظرنا إلى ذلك المفاهيم بالمعني المشار إليه آنفاً لنوجدنا أن مهنة التخزين مهنة مكملة لوظيفة التسوق بل أنهما وظيفتان لصيقتان ببعضهما القلة من حين لا طريق لإزالة أو محو أي تماسك بينهما لما لكافة هامة من أثر فريد ومتبادل في مصلحة المشروع الواحد.

كما غير ممكن أن يخطر على بال أن هامة إدخار وتدبير المستلزمات والأدوات لمشروع تتوقف لاغير على مجرد ابتياعها حسب محددات التسوق الصالح ، حين لا قيمة لهذا ما لم يتخذ القائمون على المشروع الأداءات الملائمة التي تكفل تخزين تلك المواد المشتراة والشغل على خزنها حسب قواعد واشتراطات التخزين لتصبح في متناول الاستخدام من قبل جهات الاستعمال ومواقع الانتاج من طرف، وإستجواب تخزينها من الفقد الضرر من طرف بعض منها.

إذا هكذا فوظيفة التسوق ومهنة التخزين وظيفتان متممتان ومكملتان لبعضهما القلة من ونشاطان بارزان في أمـور المواد للمشروع الواحد .

* وعلى ذلك الأساس أعتبر بداهة أن فرع المشتريات هي نواة فرع المواد والمخزون والمستودعات ( المخازن ) بكافة الأنشطة المتعلقة بها والتي تتضمن :

في المقام الاولً: النشاط المرتبط بإنشاء أو إيجاد أو إدخار مخازن مناسبة وتنظيمها على نحو يلبي الاحتياجات والطموحات الراهنة والمستقبلية.

ثانياً: النشاط المرتبط بالإستلام والتفتيش .

ثالثاً: النشاط المرتبط بالتخزين والصرف .

رابعاً: النشاط المرتبط بمراقبة المخزون

خامساً: النشاط المرتبط بالمتابعة.

سادسا: النشاط المرتبط بالنقل والمناولة.

الاختلاف وسط فرع المخزون وفرع المستودعات :

تتنوع فرع المخزون Stock Administration في مفهومها عن فرع المستودعات أو المستودعـات ، فإدارة المخـازن Warehousing Administration تعتني أساسا بالأماكن أو البنايات والمخازن المخصصة للاحتفاظ بالأصناف المتغايرة من المواد التي تتعامل فيها المنشأة ، وهذا من حين مواقع ومسافات هذه المنـاطق وطرق مركز المواد داخلها ، ووسائل المناولـة المستعملة في انتشارها أعمـال التسلم والحفظ ، أو الوقايـة والصرف وما يتعلق بها من سجلات أو نسخ ومستندات، وأيضا القوى العاملة الملائمة كما ونوعا للقيام بهذه الأعمال .

أما فرع المخزون فتركز بصفة رئيسية على الأنشطة المتعلقة بتخطيط وملاحظة الأنواع المخزونــة نفسها ، بمــا يكفل استجواب مجموعــة من الأهـداف التي تتبلور في كفالة الوفـــاء باحتياجات المنشأة من المــواد المتغايرة بأكبر جدارة ممكنة وعدم الإسراف ، أو إساءة استعمال الفلوس المستثمرة في هذه المواد .

تنظيم المخزون

يشمل تنظيم المخزون ضبط الأهداف والسياسات والأداءات والقواعد والمنصات الخاصـة بالاستثمار في المخزون، ويتضمن هذا عـددا من الاعتبارات من أرفعها مقام ما ياتي :

1- ضبط الأهداف المرغوب تحقيقها من خلف التمويل في المخزون

2- تقدير المتطلبات المستقبلية من جميع نوع من الأنواع المخزونة

3- ضبط التوقيتات أو المواعيد التي ينبغي أن يتوافر فيها جميع نوع .

4- تحديـد حجـــم التمويل المالي المطلـوب لإدخار تلك الأصنـــاف ومصـــادر تمويله .

5- تحديــد كيفيــــة تدبير أو توفيــر الأنواع المطلوبــة، وما يتعلق بهذا من سـياسات وأداءات غير مشابهة .

6- ضبط السياسـات والأداءات والقواعـد الخـاصة بالاحتفـاظ بالمخزون .

ملاحظة المخزون

ملاحظة المخزون تتضمن كل الأنشطة التي ترتبط بتشكيل أو انتقاء الشوارع والأساليب اللازمة للتأكد من سلامة التصرفات والأداءات الخاصة بتوفير المتطلبات التي تقتضي الحاجه من المواد وحفظها والمحافظة عليها ريثما توقيت الطلب إليها، وبما يشمل مداومه الولاء باحتياجات الجهات التلميذة بالكميات والخصائص التي تقتضي الحاجه وفي المواعيد المعينة من طرف ، وجمال استعمال الفلوس المستثمرة في تلك المواد من الطرف الأخرى .

عملية الرقابة الآلية على المخزون ، ماإذا قد كان مخزون خامات أو منتج كامل ، من أهم عمليات الرقابة بالمنشأة والسيستم الآلي يفي بكل الحركات المخزنية المتعارف عليها ، ايضا يتاح سيستم المستودعات من إستكمال الرقم التمثلية لكافة نوع والمسجل من قبل المصنع ، أو إستكمال تاريخ الصلاحية ويعمل السيستم بصورة متكاملة مع نظامي المبيعات والمشتريات.

مسالك تبويب المخزون

تتنوع الأسس التي يتاح الاعتماد عليها في تبويب أو توزيع الأنواع المخزونة من منشأة لأخرى ، وبين حين وأخر في المنشأة الواحدة من توقيت لآخر ، تبعا لطبيعة عمليات المنشأة ونوعية الأنواع التي تتعامل فيها ، والغاية من الاحتفـــاظ في تلك الأنواع ، ومدى حركتها ومتوسط دماغ المــال المستثمر في المخزون ، أو مستويات استخدامـــه ، وأيضا طبيعــــة الحاجة على هذه الأصنـاف.

ومن أهم مسالك تبويب المخزون ما ياتي :

أ ـ التبويب على قـوام صنف المخزون

يعد توزيع المخزون على قـوام نوعية المواد المخزونة من أكبر الشوارع شيوعا في الحيـاة العملية ، وطبقا لهـذا الأسلوب غالبـا ما يتـم توزيع المخزون إلى الأنواع الاتية :

1 ـ المواد الخـام .

2 ـ المواد أسفل التوظيف .

Three ـ المقاطع والأشياء .

Four ـ مواد الإصلاح والصيانة .

5 ـ مواد التعبئة والتغليف .

6ـ المنتجات النهائية أو تامــة الصنع .

7ـ المخلفات والمواد ليست الصالحة للاستخدام .

ب ـ التبويب على قـوام الغاية من المخزون

في تبويب المخزون على أسـاس الغاية من الاحتفاظ به يمكننا التفريق وسط نوعين هما :

1 ـ المخزون التشغيلى :

يتضح من التسمية أن ذلك الصنف من المخزون يتضمن الأنواع الضرورية جميع لتوظيف السيستم الإنتاجي ، والأنواع التي تنبثق منه وتلك التي تنتج عنه في وجود الملابسات المألوفة للتوظيف ، ويتضمن ذلك الصنف من المخزون على الأنواع جميع المشار إليها في تبويب المخزون وفق الصنف .

2 ـ مخزون الأمان :

يقصد به المقادير الإضافية التي تحتفظ بها المنشأة من قلة من أو جميع أنواع المخزون المشار إليها فيما مضى ، مو بجول التوظيف وإنما بجول مجابهة الملابسات ليست المألوفة التي ربما تلاقي المنشأة ، وكما هو ظاهر من التسمية فإن ذلك الصنف من المخزون يستعمل كوسيلة لتأمين المنشأة عكس ستاتس مبالغة الحاجة أو مستويات الاستعمال عن المتوسطات العامة ، أو طول مدة التوريد عما قد كان متوقعا من الطرف الأخرى .

ضوابط جدارة وتأثير التمويل في المخزون

من المتفق عليه أن تبني فرمان بتخصيص مبلغ من المـال للاستثمار في المخزون ، أو تسويق ذلك المبلغ على الأنواع المتغايرة من المواد المخزونة مو هدفا في حاجز نفسه ، وإنما المبتغى هو استجواب الاثار المرجوة من ذلك الفرمان ، ومن بعد ذلك يحتاج الأمـر الاستعانة بمجموعة من الضوابط أو المؤشرات التي يستدل منها على درجة التفوق في استجواب الاثار المستهدفة ، ومن هنا قد كان اسم تلك البند ( جدارة وتأثير التمويل في المخزون ) .

فالفعالية : تعنى دقة أو درجة سلامة فرمان التمويل في المخزون ، من حين استناده إلى الأسس العلمية والمحاولات السابقة والتنبؤات المستقبلية لاحتياجات المنشأة من المخزون ، وحجم الاستثمارات المالية اللازمة ، وتوزيعات تلك الاستثمارات على الأنواع المتغايرة من المواد .

أما الجدارة : فتعنى دقة الإجراء أو جمال تطبيق الفرمان ، من حين مكونات المقدار ، والتوقيت ، والتكلفة ، والخصائص بما يضمن الولاء بالاحتياجات ، وفي التوقيت ذاته عدم إساءة استعمال الفلوس المخصصة للاستثمار في المخزون .

ومن أهم الضوابط التي يتاح الاسترشاد بها في الحكم على نطاق تفوق التمويل في المخزون ما ياتي :

1ـ رقم مرات توقف الإصدار ، أو تأخيره وتعطله حصيلة نقول المواد ومستلزمات الإصدار ، أو حصيلة نقول مزق .

2ـ رقم المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى تأجيل مواعيد الولاء باحتياجات عملائها من المنتجات المتغايرة ، أو حصة من تلك المتطلبات .

3ـ متوسط طول مدة الانتظار وسط مواعيد الخضوع المتفق عليها مع الزبائن ومواعيد الخضوع الفعلية إليهم .

4ـ رقم المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى التسوق الطارئ أو العاجل لبعض المواد لمواجهة تغيرات مجرى الإصدار .

5ـ رقم الزبائن الذين تركوا التعامل مع المنشأة إلى اخرى حصيلة ضياع ثقتهم بالمنشأة .

6ـ مقدار الخسائر الناجمة عن صعود أسعار قلة من الأنواع التي تحتاجها المنشأة ولم تحتفظ بمخزون كاف منها.

7ـ مقدار الخسائر الناجمة عن هبوط أسعار قلة من الأنواع التي تطلب إليها المنشأة ، وتحتفظ منها بكميات ضخمة نجاح احتياجاتها الفعلية .

8ـ مقدار الخسائر الناجمة عن المخزون الراكد، والذي يتم من المعتاد ان حصيلة شر تنظيم المتطلبات من المواد .

ومن الظاهر أن المؤشرات السابقة تدور في مجموعها بشأن فكرة رئيسية مؤداها أن استجواب معدل جيد من المصلحة ماإذا للشركة أو للعملاء يحتاج من متخـــذ قـــرار التمويل في المخزون مراعــاة ثلاثة نواحي رئيسية هي :

1ـ حاجة إدخار المتطلبات من المواد بالمواصفات التي تقتضي الحاجه .

2ـ حاجة إدخار المتطلبات من المواد بالكميات الملائمة .

3ـ حاجة توافر المخزون في التوقيت الملائم .

تكاليـف المخزون

يترتب على تبني فرمان بالاستثمار في المخزون تحفظ المنشأة لبعض المسئوليات ، كما أن تبني فرمان بعدم التمويل في المخزون (رغــم ندرة ذلك الفرمان في الدنيا العمليــة) يحتاج اتخــاذ فرمان التمويل في المخزون من عدمه حاجة المعرفة على طبيعة عناصــر المسئوليات المتعلقة بذلك الفرمان ، وتعليل الرابطة فيما بينها ووسط مقدار المخزون .

إن فرع المواد (Materials Administration) وتحديد المخزون (Stock Management) أو الجرد الدوري للمواد المتواجدة في المستودعStocktaking ينبغي أن تجني الأولوية في انتباه حلقـة المشتريات والمخازن قبل الشروع في تسوق مواد إبتدائية.

وذلك يستند على توفـير سيستم تخطيطـــي للمــواد

(Materials Planning System) ، بحيث ينفذ إعمال العقل والشغل الفعلي المتواصل صوب تقليص مصاريف التخزيـــــــــــــن (Stock Present Value ) ، فالجديـر بالذكر أن المواد المتواجدة فـي المخزن ينتج عنها المسئوليات الاتية:

1- تكلفة دماغ المال ( تكلفة تصقيع دماغ المال )

أهمية المواد المخزنة وقيمة المستودعات تحتسب فلوس مجمدة لا ينفذ تدوير التمويل بها على نحو متواصل ، وبنفس التوقيت تقلل من أهمية النقد المتوفر بما يساوي أهمية المخزون ، مما يخفض مقدار العائد من تمويل هذه الفلوس .

2- تكلفة التخزين

وهي تكلفة تتضمن ايجار المستودعات ان قدكانت مؤجرة او أهمية استهلاك ابنية المستودعات ان قدكانت مملوكة للشركة وتتضمن تكلفة العمالة المشرفة على التخزين وتكلفة الاضاءة والمناولة ومصاريف الحفاظ على المخزون من تدفئة او تثليج وليست هذا من مصاريف تدفع لتلك الغرض ومصاريف اقساط التامين على المستودعات والمخزون .

3- تكلفة اهلاك المخزون او تقادمه (تكلفة المخاطرة)

ربما يعاني المخزون من التلف حصيلة طول مدة التخزين او من شر التخزين وربما يكون المخزون زماناً بما يجعله عديم المنفعة او يخفض من قيمته على نحو ضخم ، وهذه التكلفة تصبح عالية في قلة من اصناف المخزون كالمواد الغذائية او المنتجات المتعلقة بتطور تكنولوجي حثيث ، لهذا تسمى تلك التكلفة بتكلفة المخاطرة .

4- تكلفة نفاذ المخزون :

ضياع لا تقدر المنشأة قبول طلبية ما علة نفاذ مخزون المنتج الاخير او نفاذ قلة من المواد الخام التي تخلل في الانتاج وبالأتي فقدان للعائد الذي قد كان يتاح ان يحدث ، وعدم تدخر المنتج قديجعل العميل يتجه الى منتج آخر خصم وبالأتي فقدان العميل .
برنامج ادارة المخازن فى مصر
السيطرة بالمخزون كميزة تنافسية

ان مبالغة المخزون عن الحد الحتمي تتسبب في مبالغة تكلفة تخزين المخزون وربما تؤدي الى التساهل في الاخطاء في العمليات الانتاجية ، فكلما زاد رقم وحجم الفقرات المخزنة متىما قدكانت الطلب الى انظمة حفظ معقدة والى مسافات تخزينية ضخمة ، ايضا فان نقصان المخزون عن الحد الحتمي يسبب الى خسارة حصة من المبيعات والتاثير سلباً على سمعة المنشأة وبالنتيجة طأطأ عوائد التمويل ، لهذا ينبغي التعامل مع المخزون بعناية لأجل أن لا يثري ولا ينقص عن الحد الملائم .

قامت قلة من المؤسسات بالانتباه الى اهمية السيطرة في المخزون واستخدمت ذلك السيطرة كميزة تنافسية ، مثال هذا مؤسسة تويوتا اليابانية والتي اخترعت سياسة تخفيض الفواقد ، واستهدفت تخفيض المخزون بكافة انواعه JIT والذي ادى الى تعظيم العملية الانتاجية وقلل من تكلفة المخزون مما اعطى المؤسسة اختصة تنافسية عن المؤسسات الاخرى ، وايضا قامت مؤسسة DELL للحاسوب الشخصي باستعمال السيطرة في المخزون كميزة تنافسية وانتهجت سياسة تفصيل الكمبيوتر على وفق أمنية العميل وعدم تحضير حواسيب وحفظها ، وانما تقوم بتحصيل الكمبيوتر ريثما يقوم العميل بالتعاقد مع المؤسسة على تسوق الكمبيوتر وذلك الامر ادى الى هبوط تكلفة تحضير الكمبيوتر عن المؤسسات الاخرى التي تقوم بتخزين تجميعة من الحواسيب التي تقوم بصناعتها .

السيطرة بالمخزون على نحو جيد يحتاج تحصيل معلومات وتعليلها واجراء عمليات حسابية خاصة باستعمال تلك المعلومات واستخدام تقنية البيانات ، فللتحكم بالمخزون لا بد من حضور تنبؤ جيد لاحتياجات المتجر أثناء الفترة القادمة ، ولا بد من استعمال نسخ رياضية ملائمة لتحديد مقدار وتوقيت التوريد ، ايضا حضور سيستم للمعلومات لمتابعة حركة المخزون وضبط المتطلبات ، ومن الامور المتعلقة ارتباطا شديداً بالتحكم في المخزون الرابطة مع الموردين واختيارهم وتقييمهم .